معرفی انواع فاکتور فروش و کاربرد آن ها

فاکتورها یکی از بخش‌های مهم در کسب و کارهای تجاری هستند که براساس خرید مشتری توسط فروشنده صادر می‌شوند. در داخل فاکتورها اطلاعات مهمی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا یا خدمات، قیمت واحد، قیمت کلی، توافق‌های دوطرفه  و... قید می‌شود.

با توجه به اهمیتی که فاکتورها دارند اکثر کسب و کارهای تجاری از آن‌ها استفاده می‌کنند و با توجه به نیاز خود آن را در طرح‌های مختلفی چاپ می‌کنند. در واقع در پاسخ به سوال فاکتور چیه؟ می‌توانیم بگوییم که فاکتورها به سررسیدها یا صورت‌حساب‌های تجاری گفته می‌شود که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود و به عنوان یک سند رسمی می‌توان از آن استفاده کرد. اعتبار این صورت‌حساب‌ها با مهر یا امضای فروشنده بیشتر می‌شود. به همین دلیل معمولاً تمامی صورت‌حساب‌های رسمی دارای مهر و امضای معتبر هستند. در ادامه این مقاله قصد داریم به سوال فاکتور یعنی چه؟ پاسخ کاملی بدهیم و شما را با انواع فاکتورها آشنا کنیم. 

فاکتور چیست؟

فاکتور چیست؟ فاکتورها به سر رسیدها و صورت‌حساب‌های گفته می‌شود که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود. روی آنها اطلاعات مهمی مانند مشخصات فروشنده، قیمت کالاها، تعداد کالاها، مشخصات ظاهری کالاها، وزن کالاها، قیمت کل و قیمت با تخفیف، میزان وجه پرداخت شده، میزان وجه باقی‌مانده، تاریخ صدور و.. درج می‌شود. گاهی اوقات از فاکتورها به عنوان گارانتی نیز استفاده می‌کنند.

معمولاً فاکتورها را با توجه به نیاز مشتری در اندازه‌ها و طرح‌های مختلفی چاپ می‌کنند. چاپ لوگو یا نام تجاری کسب و کار باعث افزایش اعتبار فاکتور می‌شود. به همین دلیل هنگام چاپ حتماً نام یا لوگوی کسب و کار مربوطه روی فاکتور باید چاپ شود.

هنگامی که فروشنده یک صورت‌حساب را برای خریداری صادر می‌کند برای اعتبار بخشیدن به آن باید از مهر یا امضای معتبر استفاده کند. لازم به ذکر است که فاکتورهای امضا شده را می‌توان به عنوان یک سند رسمی به دادگاه نیز ارائه داد. 

بیشتر بخوانید: سربرگ چیست و چه کاربرد‌هایی دارد؟

انواع فاکتورها کدامند؟ 

فاکتورها اسناد تجاری و حسابداری هستند که جزئیات فروش کالا یا ارائه خدمات را ثبت می‌کنند و سندی رسمی برای تأیید معامله میان فروشنده و خریدار به شمار می‌آیند. به طور کلی، انواع فاکتور فروش را می‌توان بر اساس معیارهای متفاوتی مانند رسمیت (رسمی و غیررسمی)، روش تولید (چاپی و الکترونیکی)، ابعاد، جنس و نوع صحافی دسته‌بندی کرد. فاکتورها هم در مراجع مالیاتی مورد استناد قرار می‌گیرند (مانند مشخصات فاکتور رسمی) و هم در فرآیندهای داخلی شرکت‌ها (مانند فاکتور تجاری). ما به عنوان چاپخانه، تولیدکننده تمام این اسناد با کیفیت‌های مختلف و متناسب با نیاز کسب‌وکار شما هستیم.

انواع فاکتورها بر اساس رسمیت

فاکتورهای فروش از نظر رسمیت به دو نوع فاکتور رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند. اما سوال این است که فرق فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟ فاکتورهای رسمی برای کسب و کارهای به کار می‌رود که باید نسخه‌ای از فاکتور به اداره مالیات تحویل داده شود. این نوع از فاکتورها باید دارای مهر و امضای معتبر فروشنده باشند و اطلاعات مالیات بر ارزش‌افزوده در آن قید شده باشد. در واقع در این فاکتورها بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده است و مورد تأیید آن‌ها است. در مقابل فاکتور غیررسمی صرفاً جهت اطلاع رسانی به مشتری نوشته می‌شوند و دارای مهر و امضای معتبر نیستند. نیازی نیست که نسخه‌ای از این فاکتورها به اداره مالیاتی تحویل داده شود. علاوه بر این مالیاتی به نام ارزش‌افزوده در آنها قید نمی‌شود. این نوع فاکتور بیشتر در کسب و کارهای کوچک مانند فروشگاه‌ها و سوپرمارکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

همچنین معمولاً فاکتورهای رسمی و غیررسمی از لحاظ تعداد برگه با هم متفاوت هستند. فاکتورهای رسمی دارای سه برگ و فاکتورهای غیررسمی دارای دو برگ هستند.

انواع فاکتور فروش کالا از نظر نوع طراحی

حالا که متوجه شدید فاکتور رسمی چیست؟ باید بدانید علاوه بر رسمی و غیررسمی بودن فاکتورها از لحاظ طراحی نیز به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. برخی فاکتورها دارای سربرگ هستند و برخی دیگر سربرگ ندارند. فاکتور سربرگ دار با توجه به نیاز و سلیقه مشتری در انواع طرح‌های اختصاصی و رنگ‌های مختلف طراحی و چاپ می‌شوند. در صورتی که فاکتورهای بدون سربرگ را می‌توان به راحتی از لوازم‌التحریرها خریداری کرد. با توجه به نیاز مشتری می‌توان در طراحی فاکتورها از انواع عکس‌ها، لوگوی کسب و کار، نام کسب و کار و.. نیز استفاده کرد.

انواع فاکتورها بر اساس نوع چاپ

نوع چاپ فاکتور مستقیماً بر کیفیت، هزینه و سرعت تولید آن تأثیر می‌گذارد. انتخاب روش صحیح چاپ، به تیراژ درخواستی و حساسیت‌های بصری برند شما بستگی دارد. ما در چاپخانه سانترال، با ارائه روش‌های گوناگون چاپ، تضمین می‌کنیم که سر برگ فاکتور شما با بالاترین وضوح و دقت رنگی تولید شود.

به طور عمده، فاکتورها با این روش‌ها چاپ می‌شوند:

• چاپ افست (Offset Printing): ایده‌آل برای تیراژهای بالا که کیفیت رنگ و جزئیات بسیار مهم است. برای تولید فاکتور سربرگ دار یا فاکتورهای رسمی با رنگ سازمانی دقیق، بهترین روش است. این روش هزینه نهایی را در تیراژهای زیاد به شدت کاهش می‌دهد.
• چاپ ریسوگراف (Risograph Printing): معمولاً برای فاکتورهای داخلی یا فاکتور فروش غیر رسمی با یک یا دو رنگ (اغلب مشکی یا قرمز) و تیراژ متوسط استفاده می‌شود که نیاز به سرعت بالا و هزینه پایین‌تری دارند.
• چاپ دیجیتال (Digital Printing): برای تیراژهای بسیار پایین و سفارش‌های فوری مناسب است. این روش امکان شخصی‌سازی سریع هر برگ از فاکتور را نیز فراهم می‌کند.

 انواع فاکتور از نظر سایز و جنس

سایز و جنس کاغذ، دو عامل اصلی در تعیین کاربرد، ظاهر نهایی و هزینه تولید یک فاکتور چاپی هستند. انتخاب سایز به میزان اطلاعاتی که باید در فاکتور درج شود و سهولت آرشیو آن بستگی دارد. همچنین، جنس کاغذ باید به اندازه‌ای باشد که توانایی انتقال مناسب (در نسخه‌های کاربن‌دار) و دوام کافی را داشته باشد.

همچنین از نظر جنس می توان فاکتورها را در 3 دسته زیر قرار داد:

1. تحریر (معمولی): رایج‌ترین نوع برای چاپ تک‌برگ یا فاکتورهای غیرکاربنی.

2. کاربن‌ لس: بهترین گزینه برای فاکتورهای چندنسخه‌ای، زیرا نیازی به قرار دادن کاربن دستی برای انتقال اطلاعات ندارد.

3. گلاسه: در موارد خاص برای جلد فاکتور یا شرکت‌هایی که نیاز به فاکتورهای لوکس‌تر دارند.

انواع فاکتور از نظر صحافی

روش صحافی، نحوه نگهداری، جدا کردن و استفاده از برگه‌های فاکتور را تعیین می‌کند و عامل مهمی در کاربردی بودن محصول نهایی است. اصلی‌ترین هدف صحافی، مرتب نگه داشتن نسخه‌های فاکتورها (به ویژه نسخه بایگانی) برای مراجعات بعدی است. انواع متداول صحافی فاکتور عبارتند از: تک‌برگی (برگه‌های مجزا)، سرچسب (Pad) که متداول‌ترین روش است و فاکتورها از بالا یا کنار چسب می‌خورند و به راحتی جدا می‌شوند، و پِرِفراژ و دوخت (مانند دفترچه) که برای فاکتورهای رسمی و دفاتر فاکتور سربرگ دار که نیاز به شماره‌گذاری و حفظ ترتیب دقیق دارند، استفاده می‌شود. همچنین می‌توان از سیمی کردن برای فاکتورهای خاص استفاده کرد.

انواع فاکتور از نظر رنگ چاپ

رنگ چاپ فاکتورها نقش مهمی در شناساندن برند و تمایز نسخه‌های مختلف فاکتور دارد. از نظر چاپ، فاکتورها به صورت‌های زیر تولید می‌شوند: تک‌رنگ (اغلب مشکی، سرمه‌ای یا قرمز) که اقتصادی‌ترین روش است و عمدتاً برای اطلاعات متنی و جدول استفاده می‌شود. دو رنگ که معمولاً برای جدا کردن لوگو یا اطلاعات کلیدی با رنگ سازمانی از متن اصلی به کار می‌رود و ظاهری حرفه‌ای‌تر می‌بخشد. و در نهایت، چهار رنگ (تمام رنگی) که برای چاپ سر برگ فاکتور یا فاکتور سر برگ دار با لوگوهای پیچیده و رنگارنگ و یا برای شرکت‌هایی که نیاز دارند فاکتورشان کاملاً منطبق بر هویت بصری‌شان باشد، استفاده می‌شود.

چه مواردی در فاکتور درج می شود؟

یک فاکتور استاندارد، اعم از فاکتور تجاری یا فاکتور فروش غیر رسمی، باید شامل تمام جزئیات لازم برای شفافیت معامله، رعایت الزامات مالیاتی و پیگیری‌های حسابداری باشد. درج کامل این موارد نه تنها از نظر قانونی ضروری است، بلکه در حفظ نظم مالی و حرفه‌ای بودن کسب‌وکار شما نیز تأثیرگذار است. ما در بخش طراحی چاپخانه، تضمین می‌کنیم که تمامی این موارد در بهترین مکان‌گذاری درج شوند:

• اطلاعات هویتی فروشنده: نام کامل، آدرس، کد اقتصادی، شماره ثبت و شماره تماس.
• اطلاعات هویتی خریدار: نام کامل، آدرس، کد ملی یا شناسه ملی و شماره تماس.
• شماره سریال و تاریخ فاکتور: شماره سریال یکتا و تاریخ دقیق صدور که با رنگ قرمز، کمی برجسته تر و در سمت چپ چاپ می‌شود.
• جدول اقلام: شرح کالا یا خدمات، تعداد، واحد، قیمت واحد، مبلغ کل، تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده.
• جمع کل فاکتور: مبلغ نهایی به حروف و عدد.
• مُهر و امضاء: محل امضاء فروشنده و خریدار برای اعتبار بخشیدن به سند.
• شرایط پرداخت و تسویه: نقدی، اعتباری، چک و زمان مهلت پرداخت.
• تطابق با سازمان امور مالیاتی: فاکتور رسمی که صاحبان کسب و کارها از آن استفاده می‌کنند باید با نمونه فاکتور سازمان امور مالیاتی کامل مطابقت داشته باشد در غیر این صورت فاقد اعتبار است.

اصول طراحی یک فاکتور حرفه ای

طراحی یک فاکتور حرفه‌ای نه تنها بر زیبایی بصری، بلکه بر کارایی و نظم فرآیندهای مالی شما تأثیر مستقیم می‌گذارد. اولین اصل در طراحی فاکتور حسابداری، تمرکز بر خوانایی و وضوح است. سر برگ فاکتور باید شامل لوگو و اطلاعات تماس شرکت شما باشد و بلافاصله هویت شما را منتقل کند. ساختار جدول‌بندی باید منطقی و ساده باشد تا کاربر بتواند در کسری از ثانیه، اقلام، تعداد و جمع نهایی را تشخیص دهد. استفاده بهینه از فضای سفید برای جلوگیری از شلوغی و تفکیک مناسب بخش‌های اصلی از جمله اطلاعات خریدار، اقلام و بخش‌های مربوط به امضا، حیاتی است.

اصل دوم در طراحی فاکتور، رعایت استانداردهای قانونی و الزامات چاپ است. در چاپخانه، ما به ابعاد و نوع کاغذ (مانند کاربن‌لس) توجه می‌کنیم تا در مرحله تولید مشکلی پیش نیاید. برای مشخصات فاکتور رسمی، ما از فونت‌های استاندارد و اندازه‌گذاری‌های تعیین‌شده استفاده می‌کنیم و فضای کافی برای درج مهرهای لازم را در نظر می‌گیریم. همچنین، شماره‌گذاری فاکتورها (چه به صورت چاپی و چه به صورت دستی) باید در موقعیتی قرار گیرد که در آرشیو و بایگانی به راحتی قابل تشخیص باشد. یک فاکتور حرفه‌ای باید ترکیبی از زیبایی فاکتور سربرگ دار و دقت یک سند مالیاتی باشد.

فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری است؟

یکی از سؤالات متداولی که در مورد فاکتورها پرسیده می‌شود این است که فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری است؟ در جواب این سؤال می‌توانیم بگوییم که فاکتورها ابزارها مهم و ارزشمندی در امر حسابداری یک کسب و کار هستند. به کمک آنها می‌توان سابقه فروش محصولات و کالاها را به صورت دقیق بررسی کرد. همه کسب و کارهای بزرگ و کوچک در صورتی که به ارائه خدمات یا کالاهای می‌پردازند که مشمول پرداخت مالیات است ملزم به استفاده از فاکتور فروش هستند. در صورتی که آنها از ارائه فاکتور فروش خودداری کنند باید جرائم سنگینی را پرداخت کنند.

کاربرد و مزایای استفاده از فاکتور

فاکتور بیش از یک برگه کاغذ برای ثبت فروش است؛ این سند، ستون فقرات فرآیندهای مالی، حقوقی و انبارداری در هر تجارت است. استفاده از انواع فاکتور فروش نه تنها نشان‌دهنده یک کسب‌وکار سازمان‌یافته است، بلکه در مواقع اختلاف و نیاز به اثبات معامله، نقش حیاتی ایفا می‌کند.

مزایای اصلی استفاده از فاکتور عبارتند از:

• سند قانونی و مالیاتی: اثبات مالکیت کالا، مرجع اصلی برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و مالیات عملکرد.
• حسابداری و ثبت درآمد: ابزار ضروری برای ثبت دقیق درآمدها و فاکتور حسابداری صحیح.
• مدیریت انبار: خروج کالا از انبار بر اساس اقلام درج شده در فاکتور انجام می‌شود.
• تعریف شرایط پرداخت: مشخص کردن تاریخ سررسید و نوع تسویه برای شفاف‌سازی تعهدات خریدار.
• حرفه‌ای‌گری برند: یک فاکتور سربرگ دار با طراحی حرفه‌ای، اعتبار و رسمیت کسب‌وکار شما را افزایش می‌دهد.

سفارش چاپ انواع فاکتور با بهترین کیفیت از سانترال چاپ

اگر به دنبال سندی هستید که علاوه بر ثبت دقیق معاملات، اعتبار و حرفه‌ای بودن کسب‌وکار شما را نیز منعکس کند، سانترال چاپ بهترین انتخاب برای تولید انواع فاکتور فروش شماست. ما با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های پیشرفته و مواد اولیه مرغوب، انواع فاکتورها، از جمله فاکتور سربرگ دار رسمی و ... را در سایزهای استاندارد و با بالاترین کیفیت رنگ و با چاپ افست و دیجیتال تولید می‌کنیم تا سندی بی‌نقص برای حسابداری شما فراهم شود.  برای ثبت سفارش کافی است با کارشناسان ما تماس بگیرید یا سفارش آنلاین خود را ثبت کنید تا فاکتورهایی با طراحی اختصاصی و قیمت رقابتی، در سریع‌ترین زمان ممکن داشته باشید.

سخن پایانی

به طور کلی می‌توانیم بگوییم که فاکتورها به سررسید یا صورت‌حساب‌های گفته می‌شوند که توسط فروشنده به خریداری ارائه می‌شوند. در آن‌ها اطلاعات مهمی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، مشخصات کالا یا خدمات، قیمت، ارزش‌افزوده و.. درج می‌شود. در این مقاله اطلاعات کاملی در مورد فاکتورها بیان کردیم اگر بعد از خواندن آن سؤال یا نظری داشتید آن را در قسمت نظرات با ما به اشتراک بگذارید. ما در اسرع وقت به سؤالات و نظرات شما پاسخ خواهیم داد.

سوالات متداول

فاکتور کاربن‌لس (NCR) چیست و چه مزایایی دارد؟

فاکتور کاربن‌لس (NCR) نوعی فاکتور چاپی است که از کاغذهای شیمیایی مخصوص برای انتقال نوشته از نسخه اول به نسخه‌های زیرین استفاده می‌کند، بدون اینکه نیاز به قرار دادن کاربن مجزا باشد. مزیت اصلی آن شامل سرعت بیشتر در ثبت، تمیزی کار و جلوگیری از کثیف شدن دست و کاغذها است.

فاکتور سربرگ دار چیست؟

فاکتور سربرگ دار یک فاکتور رسمی یا غیررسمی است که بالای آن با سربرگ اختصاصی شرکت (شامل لوگو، نام تجاری، آدرس و اطلاعات تماس) چاپ شده است. این نوع فاکتور به سند رسمیت، اعتبار و هویت بصری بیشتری می‌بخشد و یک ابزار مهم برندینگ به شمار می‌رود. ما در چاپخانه شما این فاکتورها را با دقت رنگی بالا تولید می‌کنیم.

فاکتور خرید چیست و چه تفاوتی با فاکتور فروش دارد؟

فاکتور خرید سندی است که توسط فروشنده برای ثبت معامله صادر می‌شود و خریدار آن را دریافت می‌کند. از دیدگاه خریدار، این سند فاکتور خرید اوست که هزینه‌ها و ورود کالا به انبارش را مستند می‌کند. فاکتور فروش نیز همان سند است اما از دیدگاه فروشنده که درآمد و خروج کالا از انبارش را ثبت می‌کند. در واقع ماهیت سند یکی است، اما در دفاتر هر دو طرف با نام متفاوت ثبت می‌شود.

چرا فاکتورها باید شماره سریال داشته باشند؟

شماره سریال (مخصوصاً سریال‌های چاپی و پشت و رو) برای اطمینان از ترتیب و توالی اسناد، جلوگیری از سوءاستفاده یا جابجایی فاکتورها و رعایت الزامات مالیاتی (ردیابی معاملات) حیاتی است. این شماره‌گذاری باید توسط چاپخانه انجام و به صورت دقیق کنترل شود.